Peminjaman Ruang Sidang/ Aula/ Gedung

Layanan ini menyediakan fasilitas peminjaman ruang sidang, aula, dan gedung di lingkungan universitas untuk kegiatan akademik maupun non-akademik yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

1. Undang-Undang tentang Pendidikan Tinggi.
2. Peraturan Rektor tentang Pengelolaan dan Pemanfaatan Sarana Prasarana.
3. Keputusan Pimpinan Universitas tentang Tata Cara Peminjaman Ruang/Aula/Gedung.
4. Standar Operasional Prosedur (SOP) Peminjaman Ruang Sidang/Aula/Gedung.

Layanan ini mencakup:
1. Peminjaman ruang sidang untuk ujian, rapat, seminar, dan kegiatan akademik lainnya.
2. Peminjaman aula/gedung untuk kegiatan akademik, kemahasiswaan, dan kegiatan resmi universitas.
3. Penjadwalan penggunaan ruang dan konfirmasi ketersediaan.
4. Penerbitan surat persetujuan peminjaman ruang.
5. Koordinasi kebutuhan fasilitas pendukung (sound system, LCD/Proyektor, kursi tambahan, dsb) (jika tersedia dalam kebijakan layanan).

1. Pemohon Layanan: Mahasiswa, dosen, unit kerja, atau pihak eksternal.
2. Unit Layanan Terpadu (ULT): Pintu masuk permohonan, verifikasi awal, dan helpdesk.
3. Pengelola Gedung/Ruang: Bagian yang bertanggung jawab atas ketersediaan, penjadwalan, dan kondisi ruang.
4. Pimpinan/Pejabat Berwenang: Pemberi persetujuan akhir (misalnya: Wakil Rektor, Dekan, atau Kepala Biro, sesuai kewenangan).
5. Unit Pendukung: Keamanan, kebersihan, teknisi, dan lain-lain (bila diperlukan).

Persyaratan yang perlu dipenuhi pemohon:
1. Formulir Permohonan Peminjaman Ruang (online atau fisik) yang telah diisi lengkap.
2. Surat Permohonan Resmi dari:
a. Organisasi kemahasiswaan/unit kegiatan mahasiswa (ditandatangani ketua dan diketahui pembina), atau
b. Unit kerja (ditandatangani pimpinan unit), atau
c. Pihak eksternal (surat resmi lembaga/instansi).
3. Rencana Kegiatan yang memuat: nama kegiatan, tujuan, waktu pelaksanaan, jumlah peserta, dan penanggung jawab.
4. Fotokopi/Scan Kartu Identitas (KTM/KTP) penanggung jawab kegiatan.

1. Pengajuan Permohonan : Pemohon mengisi formulir permohonan (melalui aplikasi/website/ULT) dan mengunggah/melampirkan dokumen persyaratan.
2. Verifikasi Berkas oleh ULT :
a. ULT memeriksa kelengkapan dokumen dan jadwal permohonan.
b. Jika belum lengkap, pemohon diminta melengkapi dokumen.
3. Pengecekan Ketersediaan Ruang
a. ULT atau pengelola gedung mengecek ketersediaan ruang pada tanggal dan waktu yang diajukan.
b. Jika penuh, pemohon ditawari alternatif tanggal/jam/ruang lain.
4. Persetujuan Peminjaman
a. Permohonan yang sudah lengkap dan sesuai diajukan kepada pejabat berwenang untuk disetujui.
Setelah disetujui, ULT menerbitkan Surat Persetujuan Peminjaman Ruang atau bukti konfirmasi elektronik.

Pelaksanaan Kegiatan

Pemohon menggunakan ruang sesuai jadwal dan tata tertib yang berlaku.

Unit pengelola gedung dapat melakukan pengecekan sebelum, selama, dan sesudah kegiatan.

Serah Terima & Evaluasi

Setelah kegiatan selesai, dilakukan pengecekan kondisi ruang.

Jika diperlukan, dibuat berita acara serah terima.

Pemohon dapat diminta mengisi form evaluasi/kepuasan layanan (opsional).

1. Verifikasi persyaratan dan ketersediaan ruang: maksimal 1 (satu) hari kerja.
2. Proses persetujuan dan penerbitan surat/bukti peminjaman: maksimal 2 (dua) hari kerja setelah berkas dinyatakan lengkap.

Total estimasi waktu penyelesaian: maksimal 3 (tiga) hari kerja sejak permohonan lengkap diterima.

Free

1. Surat Persetujuan Peminjaman Ruang/Aula/Gedung (fisik atau elektronik).
2. Konfirmasi Jadwal Penggunaan Ruang (tertera tanggal, jam, lokasi, dan nama kegiatan).
3. Berita Acara Serah Terima Ruang (bila diperlukan).